Der externe Datenschutzbeauftragte (DSB) spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, die den komplexen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gerecht werden müssen.
Doch welche spezifischen Aufgaben übernimmt ein externer DSB, wo liegen seine Grenzen? Und wo liegen die Unterschiede zum internen Datenschutzbeauftragten? Dieser Beitrag bietet einen umfassenden Überblick über die Zuständigkeiten eines externen Datenschutzbeauftragten und beleuchtet, welche Aufgaben er nicht übernimmt.
1. Wofür ist der externe DSB zuständig?
Der externe DSB ist vor allem dafür zuständig, Unternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu unterstützen. Dazu gehört die Beratung der Geschäftsführung und der Mitarbeitenden zu den aktuellen datenschutzrechtlichen Entwicklungen sowie die Durchführung von Schulungen. So schaffen wir ein grundlegendes Verständnis für die DSGVO und ihre praktischen Konsequenzen.
Die Überwachung der Einhaltung der DSGVO und des BDSG ist eine weitere wesentliche Aufgabe. Der externe DSB führt regelmäßig Datenschutz-Audits durch, um die korrekte Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu überprüfen. Besonders in mittelständischen Unternehmen und Start-Ups, die über begrenzte, interne Ressourcen verfügen, ist ein externer DSB eine wertvolle Unterstützung, indem er objektive und professionelle Analysen liefert.
Neben der Überwachung und Beratung ist der externe DSB auch Anlaufstelle für Datenschutz-Fragen, sowohl intern für Mitarbeitende als auch extern für Kunden oder betroffene Personen. Wenn beispielsweise eine Anfrage zur Einsicht in gespeicherte, personenbezogene Daten gestellt wird, steht der externe DSB als erster Ansprechpartner zur Verfügung.
Ebenso vertritt er das Unternehmen gegenüber den Datenschutzbehörden, falls es zu einer Prüfung oder einer Meldung eines Vorfalls kommt. Dies ist besonders relevant, da die DSGVO eine enge Zusammenarbeit mit den zuständigen Aufsichtsbehörden verlangt, um potenzielle Verstöße frühzeitig zu klären und abzumildern.
Eine weitere wichtige Aufgabe eines externen DSB besteht darin, bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) zu unterstützen. Immer dann, wenn ein Unternehmen Datenverarbeitungsprozesse plant, die ein erhöhtes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellen, ist eine solche Folgenabschätzung notwendig. Der externe DSB hilft dabei, die Risiken zu bewerten und geeignete Maßnahmen vorzuschlagen, um diese zu minimieren.
2. Wofür ist der externe DSB NICHT zuständig?
Ein häufiger Irrtum besteht darin zu glauben, dass ein DSB für die technische Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen verantwortlich ist. Der externe DSB agiert in einer beratenden und überwachenden Rolle und führt selbst keine IT-technischen Maßnahmen durch. Diese Aufgaben verbleiben bei der internen IT-Abteilung oder werden an externe IT-Dienstleister delegiert. Ebenso wenig ist der externe DSB für die unternehmensinterne Personalpolitik verantwortlich. Zwar kann er Empfehlungen aussprechen, wie etwa Schulungsmaßnahmen zu intensivieren, doch hat er keine Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitenden und umgekehrt.
Während interne Datenschutzbeauftragte in der Regel aus den eigenen Reihen des Unternehmens stammen und neben ihren Datenschutzaufgaben oft noch andere Pflichten erfüllen müssen, zeichnet sich ein externer DSB durch seine Unabhängigkeit und Spezialisierung aus. Diese Unabhängigkeit sorgt dafür, dass Interessenkonflikte vermieden werden, die auftreten könnten, wenn ein interner DSB gleichzeitig andere Rollen im Unternehmen innehat. Zudem bringt ein externer DSB in der Regel ein hohes Maß an Fachwissen mit, da er sich kontinuierlich weiterbildet und auf die Beratung verschiedener Unternehmen spezialisiert ist. Diese Expertise ist insbesondere für mittelständische Unternehmen und KMU von Vorteil, die sich keine umfangreichen Schulungen für einen internen DSB leisten können oder wollen. Die Kosten und Ressourcen für Weiterbildung und Schulung eines internen Datenschutzbeauftragten entfallen, wenn ein externer DSB beauftragt wird, da dieser bereits auf dem neuesten Stand ist und seine Fortbildungskosten selbst trägt.
3. Wir brauchen keinen Datenschutzbeauftragten!?
Unternehmen, die keinen DSB haben, stehen häufig vor der Herausforderung, datenschutzrechtliche Verpflichtungen zu bemerken bzw. diese korrekt umzusetzen. Dies führt zu erheblichen Risiken. Denn wenn Verstöße bekannt werden, bedeutet das hohe Bußgelder und ein Imageverlust fürs Unternehmen. Ein externer DSB dient als Präventionsmaßnahme, indem er die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherstellt und potenzielle Schwachstellen aufzeigt, bevor sie zu einem Problem werden. Besonders in Thüringen, Sachsen und Bayern, wo sich viele mittelständische Unternehmen befinden, kann die Expertise eines externen DSB einen entscheidenden Beitrag zur erfolgreichen und gesetzeskonformen Geschäftsführung leisten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ein externer Datenschutzbeauftragter Ihr Unternehmen unterstützen kann, kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Unser Team bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung an und steht Ihnen bei allen Fragen rund um den Datenschutz zur Seite.