Wer in Deutschland mit Microsoft 365 arbeitet, kennt die Diskussion: Ist die Software datenschutzkonform oder nicht?
Die Antwort hängt oft weniger von den Fakten ab, sondern davon, in welchem Bundesland das Unternehmen sitzt. Denn jede Aufsichtsbehörde bewertet die Nutzung von Microsoft 365 ein wenig anders. Das sorgt bei Unternehmen für enorme Unsicherheit – und ist ein Paradebeispiel für die föderale Zersplitterung im Datenschutz.
Unterschiedliche Stimmen der Behörden
Einige Landesbehörden vertreten eine sehr kritische Haltung und stufen den Einsatz von Microsoft 365 als nicht DSGVO-konform ein. Sie bemängeln insbesondere, dass Daten auch in die USA fließen können und die Transparenz über die Datenverarbeitung nicht ausreichend ist.
Andere Behörden gehen pragmatischer vor. Sie akzeptieren den Einsatz von Microsoft 365 unter bestimmten Bedingungen, zum Beispiel mit zusätzlichen Vertragsklauseln, technischen Maßnahmen oder einer klaren Risikoabwägung.
Das Ergebnis: Je nachdem, ob ein Unternehmen in Bayern, NRW oder Hessen sitzt, kann es völlig unterschiedliche Rückmeldungen der Aufsicht bekommen – obwohl es dieselbe Software nutzt.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Für Unternehmen ist diese Situation frustrierend. Viele nutzen Microsoft 365, weil es sich in der Praxis kaum vermeiden lässt. Die unterschiedlichen Bewertungen machen Planungssicherheit jedoch schwierig.
Ein Unternehmen in Baden-Württemberg kann unter Auflagen weiterarbeiten, während ein Unternehmen in NRW mit derselben Konfiguration unter Druck gerät. Das zeigt, wie groß die Rechtsunsicherheit im föderalen System ist.
Unser Fazit
Wir finden: Datenschutz muss klar, verständlich und vor allem einheitlich sein. Unterschiedliche Auslegungen bei identischen Sachverhalten führen zu Verwirrung und schaden am Ende dem Vertrauen in den Datenschutz insgesamt.
Microsoft 365 ist nur ein Beispiel, aber ein sehr anschauliches. Es zeigt, wie dringend eine bundesweit abgestimmte Linie wäre, die Unternehmen klare Orientierung bietet, ohne dass jedes Bundesland sein eigenes Süppchen kocht.