Datenschutz ist heute eines der zentralen Themen für Unternehmen jeder Größe. Die Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) hat klar geregelt, dass viele Unternehmen verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen. Doch wie hoch sind die Kosten für einen externern Datenschutzbeauftragten wirklich, und wann lohnt sich die Beauftragung eines externen Experten gegenüber einem internen Datenschutzbeauftragten?
In diesem Beitrag erklären wir die wichtigsten Kostenfaktoren, Vor- und Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
1. Warum benötigt ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
Gemäß der DSGVO sind Unternehmen ab einer bestimmten Größe oder bei bestimmten Tätigkeiten verpflichtet, einen DSB zu bestellen.
Viele Unternehmen, insbesondere KMU und Start-Ups, entscheiden sich für einen externen Datenschutzbeauftragten, da dieser nicht nur rechtliche Sicherheit bietet, sondern auch Expertise aus verschiedenen Branchen mitbringt.
2. Welche Kosten entstehen bei einem externen Datenschutzbeauftragten?
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach Größe des Unternehmens, der Komplexität der Datenverarbeitungsprozesse und dem gewünschten Leistungsumfang. Bei ad hoc datenschutz bieten wir maßgeschneiderte Leistungspakete, die auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt sind.
Typische Preismodelle:
- Grundpaket für kleinere Unternehmen: enthält die gesetzlich erforderliche Benennung als DSB sowie offizielle Meldung bei der Aufsichtsbehörde. Eine feste Anzahl von Beratungsstunden pro Jahr ist im Grundpaket enthalten. Ideal für Start-Ups oder Unternehmen mit „normalen“ Datenverarbeitungsprozessen.
- Mittelständische Unternehmen und KMU: Pakete für diese Unternehmensgröße können mehr Beratungsstunden, zusätzliche Audits und Schulungen enthalten.
- Große Unternehmen: Unternehmen mit komplexen Datenverarbeitungsprozessen benötigen oft individuelle Pakete. Hier werden neben der festen Benennung als DSB auch hoch spezialisierte Beratungen in Bereichen wie Datenschutzfolgenabschätzungen (DSFA) oder internationalen Datentransfers angeboten.
Zusatzkosten:
Komplexere Projekte, die über den Umfang der im Leistungspaket enthaltenen Stunden hinausgehen, werden stundenweise abgerechnet. Dies umfasst spezielle Audits, die Einführung neuer Technologien oder die Anpassung an geänderte gesetzliche Vorgaben.
3. Externer vs. Interner Datenschutzbeauftragter – Ein Vergleich
Ein häufiges Anliegen von Geschäftsführern und Datenschutzverantwortlichen ist der Vergleich der Kosten zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten. Während ein interner DSB oft auf den ersten Blick günstiger erscheint, sind folgende Punkte zu berücksichtigen:
Intern:
Jahresgehalt:
Ein interner Datenschutzbeauftragter in Vollzeit kostet ein Unternehmen zwischen 40.000 und 60.000 Euro jährlich (abhängig von Branche und Standort).
Weiterbildungskosten:
Ein interner DSB muss regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen, um auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung zu bleiben. Diese Schulungen verursachen zusätzliche Kosten (ca. 1.600 bis 3.500 Euro jährlich).
Produktivitätsverlust:
Mitarbeiter, die zusätzlich zum DSB ernannt werden, verlieren Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Dies kann zu weiteren, indirekten Kosten führen.
Extern:
Kostenersparnis:
Ein externer DSB ist in der Regel flexibler. Die Unternehmen zahlen nur für tatsächlich erbrachte Dienstleistungen und sparen sich die Kosten für Weiterbildung und Produktivitätsausfälle.
Rechts- und Fachkenntnisse:
Ein externer DSB bringt umfassende Expertise in den Bereichen Datenschutzrecht und IT-Sicherheit mit und ist nicht von internen Interessenkonflikten betroffen.
4. Welche Vorteile bietet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Neben den offensichtlichen Kostenvorteilen bietet ein externer DSB zahlreiche weitere Vorteile:
- Ein externer DSB ist neutral und nicht in die interne Unternehmensstruktur eingebunden. Dadurch wird er von den Mitarbeitern häufig besser akzeptiert und kann unabhängig arbeiten.
- Durch die Betreuung mehrerer Mandate in verschiedenen Branchen verfügt ein externer DSB über ein breites Fachwissen und kann so Best-Practice-Lösungen aus anderen Bereichen anwenden (fachliche Kompetenz).
- Unternehmen können den externen DSB genau nach Bedarf einsetzen und dadurch unnötige Kosten vermeiden (Flexibilität).
5. Warum sich die Beauftragung eines externen DSB lohnt
Durch die steigenden Anforderungen im Bereich Datenschutz und die möglichen Bußgelder bei Verstößen ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für viele Unternehmen unumgänglich. Ein externer DSB bietet hier die optimale Lösung für Unternehmen, die auf Fachwissen und Flexibilität setzen möchten, ohne die hohen Fixkosten eines internen DSB zu tragen.
6. Kosten im Verhältnis zu möglichen Strafen
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann nicht nur dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu vermeiden, sondern auch die finanziellen Risiken, z.B. auf Grund von Datenschutzverstößen zu minimieren.
Setzen Sie auf einen externen Datenschutzbeauftragten
Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für KMU und mittelständische Unternehmen. Sie profitieren von der Expertise, Flexibilität und den langfristigen Kosteneinsparungen, die ein externer DSB bietet.
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