Europäischer Datenschutztag 2025: Warum der 28. Januar wichtiger ist als je zuvor

Ob Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Daten in der Cloud oder Umgang mit KI – der professionelle Umgang mit personenbezogenen Daten ist relevanter denn je. Wir als externe Datenschutzbeauftragte der ad hoc datenschutz GmbH erleben jedes Jahr am Europäischen Datenschutztag, dass  Unternehmen innehalten und sich fragen: „Sind wir eigentlich wirklich DSGVO-konform? Wo stehen wir aktuell?“

Die Rolle des Datenschutzes lässt sich jedoch nicht mit einmaligem Aktionismus abdecken. Vielmehr geht es um eine langfristige Sensibilisierung von Geschäftsführern, Personalverantwortlichen und allen, die in Unternehmen mit sensiblen Daten in Berührung kommen. Besonders Start-Ups und KMU entdecken zunehmend den Wert eines soliden Datenschutzkonzepts, denn Vertrauen spielt bei potenziellen Kunden eine immer größere Rolle. Warum der Datenschutztag 2025 noch wichtiger ist als all die Jahre zuvor, was er mit Thüringen und der gesamten Region Mitteldeutschland zu tun hat und wie Sie sich konkret vorbereiten können, erfahren Sie im Folgenden.

Ursprünge und Hintergründe des Europäischen Datenschutztages

Am 28. Januar 1981 wurde die europäische Datenschutzkonvention verabschiedet. Der Europäische Datenschutztag geht auf eine Initiative des Europarates zurück und wurde erstmals 2007 begangen. Ziel war und ist es, die Bürgerinnen und Bürger für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und ihnen zu vermitteln, welchen Einfluss der verantwortungsvolle Umgang mit persönlichen Informationen auf ihren Alltag hat.

In den ersten Jahren stand die Aufklärung über Gefahren aus dem Internet im Vordergrund, also z.B. Phishing, Social Engineering oder Spam. Mit Einführung der DSGVO im Mai 2018 verlagerte sich das Bewusstsein jedoch immer stärker hin zu konkreten gesetzlichen Bestimmungen und Compliance-Fragen.

Seitdem müssen Betriebe aller Größen aktiv sicherstellen, dass ihre Verarbeitung personenbezogener Daten den rechtlichen Anforderungen entspricht. Besonders für KMU ist dies eine Herausforderung, da die komplexen Regelungen zusätzlichen Aufwand erfordern.

Warum 2025 eine Schlüsselfunktion hat

Seit Inkrafttreten der DSGVO haben Aufsichtsbehörden die Zügel spürbar angezogen. Geldbußen in Millionenhöhe und präzedenzschaffende Gerichtsentscheidungen haben Unternehmen aller Größenordnungen sensibilisiert.

Im Jahr 2025 ist die DSGVO kein „neues“ Gesetz mehr, sondern längst Alltag. Gerade deshalb erwarten Aufsichtsbehörden, dass Unternehmen fundierte Datenschutzkonzepte vorweisen können, die etwa Löschkonzepte, technisch-organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge und ein strukturiertes Datenschutzmanagementsystem vorweisen können.

Typische Fragen rund um den Datenschutztag

Obwohl das Thema Datenschutz mittlerweile weit verbreitet ist, gibt es immer wieder Fragen, die an uns herangetragen werden. Vielen Unternehmen ist beispielsweise unklar, ab welcher Betriebsgröße ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist. Andere wollen wissen, wie man sich gegen Datenpannen absichert oder wann genau eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig wird. Noch immer fehlt häufig das Bewusstsein für die Rolle der technischen Maßnahmen – etwa bei der Verschlüsselung sensibler Daten und der Absicherung von IT-Systemen gegen unerwünschte Zugriffe.

Was uns auffällt: Zu Jahresbeginn möchten Geschäftsführer und Abteilungsleiter oft ihren Ist-Stand überprüfen und kurzfristig Dokumente aktualisieren. Das ist zwar ein erster richtiger Schritt, aber unser Rat ist: : Denken Sie weiter und planen Sie die wichtigsten Datenschutzmaßnahmen mit Blick auf das gesamte Jahr.

Trends im Datenschutz 2025

Die Datenschutzwelt bleibt dynamisch. 2025 wird noch stärker von Themen wie künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Computing und weltweitem Datentransfer geprägt sein. Gerade KI-Systeme erzeugen eine enorme Menge an Daten, die oft sensibel sind, beispielsweise wenn sie Rückschlüsse auf die Identität oder das Verhalten von Nutzern zulassen. Unternehmen fragen sich: Ist unsere KI-Lösung DSGVO-konform? Wie prüfen wir, welche Daten wir tatsächlich verarbeiten dürfen? Brauchen wir Einwilligungen oder genügt ein berechtigtes Interesse?

Ähnlich komplex ist das Thema Cloud. Immer mehr Betriebe verlagern ihre Daten in die Cloud, um flexibel zu bleiben und Kosten zu sparen. Doch wo liegen die Server? Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet? Welche Anbieter sind vertrauenswürdig? Und wie gestaltet man Auftragsverarbeitungsverträge so, dass sie den Vorgaben der DSGVO gerecht werden? Gerade hier kommt es immer wieder zu Unsicherheiten.

Parallel dazu wächst das Bedürfnis nach einer schlanken Datenschutzorganisation. Niemand möchte mit unüberschaubarer Bürokratie kämpfen. Die Kunst besteht darin, Datenschutzprozesse effizient zu gestalten und in die Unternehmensabläufe zu integrieren. In unserer Beratungspraxis erleben wir oft, dass gerade mittelständische Unternehmen lange Checklisten scheuen. Sie bevorzugen praxistaugliche Lösungen, die ihnen Sicherheit geben, aber nicht den ganzen Arbeitsalltag dominieren. Das ist eine Herausforderung, die wir gerne annehmen, denn mit der richtigen Herangehensweise lässt sich Datenschutz durchaus schlank und nachhaltig umsetzen.

Warum ein externer Datenschutzbeauftragter hilfreich ist

Auch wenn die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) nicht greift, kann sich ein externer DSB lohnen – gerade für KMU und Start-Ups, die keine eigene Datenschutzabteilung aufbauen möchten.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt spezialisierte Fachkenntnisse mit, bleibt auf dem neuesten Stand von Gesetzesänderungen und Rechtsprechung, schult Mitarbeiter und entlastet das Unternehmen. Wir bei der ad hoc datenschutz kombinieren verschiedene Kompetenzen: Drei zertifizierte Datenschutzbeauftragte, ein IT-Sicherheitsbeauftragter, ein zertifizierter Datenschutz-Auditor und ein Wirtschaftsjurist arbeiten Hand in Hand. Diese Breite an Fachwissen zahlt sich in der Praxis aus, wenn es zum Beispiel darum geht, IT-Sicherheit und rechtliche Aspekte in Einklang zu bringen.

Wie Unternehmen den Datenschutztag nutzen

Der Europäische Datenschutztag ist ein idealer Startschuss für eine gründliche Bestandsaufnahme Ihrer Datenschutzsituation. Nehmen sie ihn zum Anlass, intern das Bewusstsein zu schärfen. Das gelingt am besten, indem man Mitarbeiter und Führungskräfte gezielt informiert oder schult. Hier ist es am sinnvollsten, konkrete Hilfestellungen zu geben: Wie verhält sich jeder Einzelne an seinem Arbeitsplatz korrekt? Welche Dokumentationspflichten gelten, wenn beispielsweise jemand neu im Unternehmen ist und Daten erfasst?

Reflektieren Sie, welche Prozesse bereits gut laufen und wo es noch Optimierungsbedarf gibt. Sind alle Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten auf dem aktuellen Stand? Sind Informationspflichten rechtssicher implementiert? Gibt es eine klare Regelung zur Löschung oder Archivierung von Unterlagen? Die Erfahrung zeigt, dass sich hier in vielen Unternehmen eine Lücke auftut. Gerade wenn neue Projekte oder Tools gestartet werden, rückt der Datenschutz schnell in den Hintergrund.

Die Rolle der ad hoc datenschutz GmbH

Als externe Datenschutzberater übernehmen wir genau diese Aufgaben: Wir überprüfen bestehende Konzepte, helfen bei der Anpassung an gesetzliche Neuerungen, führen Audits durch und entwickeln Lösungen, die auf Ihre Unternehmensgröße zugeschnitten sind. Weil wir in Thüringen und Mitteldeutschland zu Hause sind, kennen wir die regionalen Strukturen gut und können zeitnah und praxisnah unterstützen. Gerade beim Thema IT-Sicherheit sind präventive Maßnahmen viel wert: Wer von Anfang an auf solide Systeme und klare Zuständigkeiten setzt, spart im Ernstfall viel Geld und Ärger.

Besonders im Zusammenhang mit dem Datenschutztag 2025 rücken wir deshalb Aspekte wie Sensibilisierung, Risikoanalyse und Fachberatung in den Vordergrund. Unsere Mission ist es, Sie nicht nur sicher durch die DSGVO-Regularien zu führen, sondern Ihnen auch zu zeigen, wie Sie Datenschutz aktiv als Vertrauensfaktor nutzen können. In vielen Branchen wird dieser Vorteil unterschätzt: Kunden geben Ihnen schneller ihre Daten, wenn sie das Gefühl haben, dass Sie diese sorgfältig behandeln. Das kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

Wie es nach dem Datenschutztag weitergeht

Planen Sie konkrete Datenschutzmaßnahmen und Meilensteine für das gesamte Jahr. Legen Sie Zuständigkeiten fest, damit nicht alles nur an einer Person hängt. Schulen Sie regelmäßig Ihre Mitarbeiter, denn Datenschutz lebt davon, dass jeder Einzelne Bescheid weiß.

Wichtig ist auch, die technische Komponente nicht zu vernachlässigen. Virenscanner, Firewalls und Zugriffsrechte müssen permanent gepflegt werden. Datensicherungskonzepte brauchen Aktualisierungen, um den neuesten Bedrohungen standzuhalten. Wenn Sie cloudbasierte Lösungen verwenden, überprüfen Sie die Sicherheit der Anbieter. Und vergessen Sie nicht, Ihre Auftragsverarbeitungsverträge anzupassen, sollte sich an Ihren Prozessen etwas ändern.

Ein Wort zu den Strafen: Sicherlich geht es beim Datenschutz nicht nur um die Vermeidung von Bußgeldern. Allerdings können Verstöße teuer werden – und zwar auch für kleine Betriebe. Die verantwortlichen Behörden verhängen inzwischen empfindliche Strafen, wenn sie gravierende Mängel feststellen. Insbesondere Wiederholungstäter müssen mit hohen Kosten und einem Imageverlust rechnen. Wer hingegen offen kommuniziert, welche Datenschutzvorkehrungen getroffen wurden, wird vom Markt als seriöser Partner wahrgenommen.

Was Sie jetzt konkret tun können

Wenn Sie nicht sicher sind, wie fit Ihr Unternehmen wirklich ist, kann eine kurze Bestandsaufnahme viel Klarheit bringen. Wir klären gemeinsam mit Ihnen, wie Ihr aktueller Dokumentationsstand aussieht, prüfen, ob Schulungsbedarf besteht und schauen uns Ihre technischen Maßnahmen an. Auch wenn Sie bereits einen internen Datenschutzbeauftragten haben, können wir als externer Partner beratend zur Seite stehen oder ein Audit durchführen.

Wir möchten, dass Sie sich im Datenschutz sicher fühlen und keinen unnötigen bürokratischen Aufwand haben. Durch unsere Erfahrung mit unterschiedlichen Branchen – von Industrieunternehmen über Handwerksbetriebe bis hin zu digitalen Start-Ups – kennen wir die typischen Fragestellungen und können Ihnen schnell weiterhelfen.

Rufen Sie uns gerne an, schicken Sie eine kurze Mail oder vereinbaren Sie online einen Termin für eine kostenlose Erstberatung. Wir freuen uns, Ihnen zu zeigen, wie Sie Datenschutz nicht als lästige Pflicht, sondern als echten Mehrwert in Ihrem Unternehmen etablieren können.

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