Wer muss einen Datenschutzbeauftragten benennen? Diese Frage sorgt insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sowie Start-ups für Unsicherheit. Denn ohne Datenschutzbeauftragten (DSB) fehlt oft das notwendige Know-how, um Datenschutzverstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Unternehmen riskieren dann Bußgelder, Imageschäden und den Verlust von Kundenvertrauen. Zudem sind Unternehmen ohne DSB weniger vorbereitet auf Anfragen von Betroffenen oder Datenschutzbehörden. Im Ernstfall ziehen zu lange Reaktionszeiten zusätzliche Sanktionen nach sich.
Wann ist die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten Pflicht?
Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu benennen, wenn sie mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Unternehmen unterhalb dieser Schwelle sind zur Benennung verpflichtet, wenn sie:
- Datenverarbeitung vornehmen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegt
oder
- Personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder Markt- und Meinungsforschung verarbeiten
oder
- Besonders sensible Daten verarbeiten, wie Gesundheitsdaten, die ethnische Herkunft oder politische Meinungen.
Beispiele für Unternehmen unter 20 Mitarbeitern
Eine Arztpraxis mit weniger als 20 Angestellten, die Gesundheitsdaten ihrer Patienten verarbeitet, muss einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benennen. Gleiches gilt für Start-ups, die Apps entwickeln und dabei Nutzerprofile erstellen oder Tracking-Technologien einsetzen. Auch Handwerksbetriebe, die Videoüberwachung am Arbeitsplatz nutzen, fallen unter die Benennungspflicht.
Warum die Benennung auch ohne Pflicht sinnvoll ist
Der externe DSB bietet Neutralität und Fachwissen. Er entlastet interne Ressourcen und minimiert Interessenkonflikte. Die Datenschutzgesetze sind komplex und unterliegen ständigen Änderungen. Der externe Datenschutzbeauftragte ist immer auf dem neusten Stand, bringt Expertise mit und hilft, Rechtsverstöße zu vermeiden.
Fazit
Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Investition in die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Selbst wenn Sie nicht zur Benennung verpflichtet sind, lohnt es sich, einen Experten an Ihrer Seite zu haben.
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